一、请款报销审批权限
学院团委、学生会、社团、团支部在策划活动时一定先找对应负责的老师审批预算,审批通过后方可开展活动、购买物资。
学生会、社团、团支部由部门负责人或分管主席/副书记审核,再发送到负责老师邮箱审核。
二、报销管理程序
1.报销时间:单周周二下午3:30-4:30/双周周三下午3:30-4:30(如有变化会在报销qq群中通知)
2.报销地点:后主楼1621(暂定,如有变化会在报销qq群中通知)
3.报销流程:
(1)报销审核,采购物资,先行垫付;
(2)报销人员按规范粘贴、整理好发票,填写《经济与工商管理学院学生活动经费支出说明表》(附件一);
(3)支出说明表(纸质+电子)和相关票据材料(发票需提供电子版+纸质版)交给办公室成员;上交纸质版材料前,请至少提前一天在报销qq群小程序里提交电子版材料,由办公室成员审核合格后再线下提交材料(具体操作流程见报销培训会PPT,附件二);
(4)报账成功后,所报款项打入申请人银行卡账户,请负责人及时查阅数字京师财务报销平台,确认报销款项。
三、报销注意事项
(一)发票要求
1.发票抬头:北京师范大学
纳税人识别号:12100000400010056C
地址、电话:北京新外大街19号010-58807714
开户行及账号:中国银行北京文慧园支行340256015272
2.发票需为报销当年内所开,即开票日期不得早于报销年份。
3.发票可报销范围包括:打印费;低值易耗品(包括办公用品类、文具类、图书(教材不可报销);交通费,包括火车票、出租车票等。不可报销范围包括:以娱乐性、享受性为目的,如美容仪等;食品类,如“堂食发票”;劳保用品类。
4.单张发票超过1000元的需提交支付记录截图。
5.打印票报销要求:除打印发票外,还需提供打印详单,包括打印内容、单价、数量、金额,并由打印店盖章。
6.低值易耗品报销要求:若购买物品种类较多,可以汇总开具发票,并另附“销售货物或者提供应税劳务清单”、购物清单(小票)或网购订单(收货地址需为北京师范大学)。订单、发票两者缺一不可。
7.交通费报销要求
(1)出租车票报销要求:报销出租车费用,请填写并打印“出租车车票报销明细表”(附件三),按照要求粘贴出租车票。单张出租车发票金额不超过100元,每张明细表所贴票据不超过6张;单次报销一辆车只能一张票,不能一次报销同车多张票。事由为上班,上课,回家等本职工作职责内的通勤不予报销,事由为出去机场、火车站,长途车站的不予报销,因可在差旅报销中给予补助。法定节假日日期车票不予报销。
(2)网约车报销要求:报销网约车费用,请从网约车平台打印出发票和行程单,并在行程单的用车记录后逐次注明乘车人和用车事由。法定节假日日期车票不予报销。
(3)地铁票报销要求:地铁费用,请从亿通行平台打印出发票和行程单,并在行程单的乘车记录后逐次注明乘车人和用车事由。法定节假日日期地铁票不予报销。
8. 差旅费报销要求:高铁动车票限二等座或无座,普通列车限硬座或无座。法定节假日火车票不予报销,非节假日火车票以往返火车票(至少两张)为一个发票单位,车票需连成环线【如:北京——(中转地)——目的地,目的地——(中转地)——北京】。飞机票不予报销。住宿费需按照《北京师范大学国内差旅住宿费标准明细表》(https://cjc.bnu.edu.cn/docs/2024-11/013548ac977a495692c58870da4ad193.pdf)执行,除住宿费发票外,需提供住宿明细单(包含住宿时间、住宿人、房间类型、单价、房间数量、总价等信息,盖章),无住宿费用需提交住宿说明(附件四)。
(二)粘贴规范
所有小于A4纸的票据(包括发票、发货清单或购物小票、支付记录等)均需在票据粘贴在A4纸上(附件三),正面写明发票张数、金额,并有负责人签字。背面一律不张贴任何票据。
(三)整理规范
将发票按照类别整理(如:交通费:xxx元、体育用品xxx元),计算各类别金额及发票总金额,将所有材料整理好后用小夹子或者曲别针固定,一起交到团委办公室。
报销其他相关说明和发票粘贴格式请查看报销培训会PPT(附件二)。